Türkiye’nin birinci elektronik genel konsey toplantısı, Türk mühendisleri tarafından geliştirilen yazılım üzerinden gerçekleştirildi.
AA muhabirinin aldığı bilgiye nazaran, Türk mühendisleri, geliştirdikleri teknoloji tahliliyle Türkiye’de bir unsur daha imza attı. Sivil toplum kuruluşlarının fizikî olarak yaptıkları genel heyet toplantılarını dijitalleştirerek elektronik ortama taşıyan bir e-genel heyet yazılımı geliştirildi.
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri tarafından geliştirilen ve “BizBize E-Genel Kurul” ismi verilen platformla birinci e-genel heyet toplantısını da 17 Kasım’da Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneği düzenledi. 228 üye sayısına sahip dernek, genel konseyini dijital ortamda yaptı.
117 üyenin katıldığı e-genel konsey toplantısı yaklaşık 3,5 saat sürdü. e-Genel konseye katılan üyelerin yoklamaları otomatik olarak alındı. Toplantıda iştirakçi listesi otomatik oluşturuldu ve bilgiler toplantı sonrası hazırlanan rapora yeniden otomatik olarak eklendi.
BizBize E-Genel Kurul’da bulunan “divan konseyini seçme” özelliğiyle heyet oluşturuldu. Asil ve yedek olmak üzere idare ve kontrol konseylerine ilişkin üyeler ise yeniden sistem üzerindeki oylama özelliğiyle belirlendi. Ayrıyeten sistemin sunduğu “serbest oylama” ve “çoktan seçmeli oylama” özellikleriyle idare masraflarının ibrası, noter ve kırtasiye harcamalarına ait toplam masraflar oylanarak fikir birliğine varıldı.
Divan heyeti üyeleri, genel şura sonunda otomatik oluşturulan rapor ile birlikte e-imza sertifikalarını kullanarak imza sürecini gerçekleştirdi. Oylamaların tamamı kapalı gerçekleştirilirken sistem içinde bulunan “dilek ve temenniler” özelliğiyle üyeler his ve niyetlerini paylaşabildi.
Dünyanın her yerinden genel konseye katılım
Güvenli teknik altyapısı ve işlevsel özellikleriyle sivil toplum kuruluşlarının genel konseylerini elektronik ortama taşıyan BizBize E-Genel Konsey, vakit ve yer kısıtlamalarını ortadan kaldırırken kullanıcılarına eksiksiz ve inançlı bir hizmet sunuyor.
Yüz yüze gelmeye gerek kalmadan düzenlenen e-genel heyetler sayesinde bulaş riski de ortadan kalkıyor. Efektif vakit idaresi, kaynak tasarrufu ve maliyet aktif özellikleriyle ön plana çıkan e-genel konsey platformu, kullanıcılarına ekonomik bir imkan sağlıyor.
Mobil aygıtlarla uyumlu çalışabilen sistem sayesinde sırf Türkiye’nin değil, dünyanın her yerinden anlık çevrim içi genel konseyler düzenlenebiliyor.
“e-Genel konsey ile maliyetimizi azalttık”
Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneği Lideri Mevlut Bahçevan, AA muhabirine, Derneğin Hakkari’den Edirne’ye kadar tüm kamu üniversitelerini kapsadığını söyledi.
Derneğin kuruluşunun akabinde üye sayılarının arttığını belirten Bahçevan, şöyle konuştu:
“Biliyorsunuz derneklerde genel heyet yapmak gerekiyor. Biz bu genel şurası yapmak istediğimiz vakit önemli bir zorlukla karşılaştık. Tüm üyelerimiz Türkiye geneline dağıldığı için üyelerimizi derneğimizin merkezi olan Gaziantep’te toplamamız hem vakit hem maliyet açısından önemli külfet getirecekti. Bunu kara kara düşünürken internette bir araştırma yaptım. BizBize E-Genel Şura olduğunu, bu türlü bir site bulunduğunu gördüm. Yetkililerle irtibata geçtim, bilgi sahibi oldum. Çok sıcak bir karşılamayla açıklayıcı, tatmin edici bilgiler verdiler. Bu bilgileri idare konseyindeki arkadaşlarla istişare ettik. Bu türlü bir programın olduğunu bunun bize önemli manada vakit ve maliyet açısından yarar sağlayacağını gördük. Sonra bu programı kullanmak için karar aldık. Birinci e-genel konseyi yapma erdemine de nail olduğumuz için derneğimiz ismine onur duyuyorum.”
Üyelerinin de bu uygulamadan çok şad kaldıklarını lisana getiren Bahçevan, şunları kaydetti:
“Çünkü kendi ofislerinde, kentlerinde hiçbir zahmete katlanmadan bu toplantıya iştirak ettiler ve dijital imza ve onayla bu genel şura kararlarını onayladılar. e-Yönetim Heyeti da olursa çok hoş olacağını düşünüyorum zira idare konseyi toplantıları daha sık yapılıyor, genel şura üzere değil. Bu açıdan programı beğendik, kullandık, kullanılmasını tavsiye ediyoruz. Yol haritamızda tüm e-genel şura toplantılarını BizBize E-Genel Heyet programını kullanarak yapmayı düşünüyoruz ve idare şurasında da bu kararı aldık. Tüm üyelerimi Gaziantep merkezde toplamaya kalksaydım yaklaşık 100 bin lira maliyet olacaktı fakat bunu çok cüzi ölçüyle gerçekleştirmiş olduk.”
Dernek idarelerinin kusur yapmasını da engelliyor
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri Genel Müdürü Uğur Coşkun, Kovid-19 salgınıyla birlikte ulusal altyapılar kullanılarak bir görüntü konferans sistemi geliştirdiklerini söyledi.
Böyle bir ortamda dernek genel şuralarının yapılmasını, çok sayıda dernek üyesinin bir ortaya gelmesini sağlamak için tahlil geliştirdiklerini vurgulayan Coşkun, genel heyetin yapılmasından burada alınan kararlar ve sonuçların İçişleri Bakanlığı sistemine kaydedilmesine kadar uzanan uçtan uca otomatik bir altyapı oluşmasına vesile olduklarını söz etti.
Coşkun, Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneğinin de genel heyetini bu uygulamayla dijital olarak gerçekleştirdiğini bildirdi.
Bu uygulamanın dernek faaliyetlerinin şeffaf, denetlenebilir, süratli, pratik halde yürütülebilmesine katkı sağladığına dikkati çeken Coşkun, şöyle konuştu:
“Ayrıca genel konseyin bu biçimde yapılması seyahat, konaklama masraflarının ortadan kalması, salgın periyotlarında olayların artmasının önüne geçilmesi üzere yararlar sağlayacak. Yazılımımız internetten arama motorlarıyla erişilebilir ve tekrar internetten basitçe temin edilebilir durumda. Kullanımla ilgili ayrıntılı eğitim sistemleri de oluşturduk. Hiç bilmeyen biri bile genel konsey gündemi oluşturup toplantı yapabilir. Kolay erişilebilir olması, kullanıcıyı yönlendirmesi, genel şurada uyulması gereken tüm süreçleri içeriyor olması, bunlara ait yönlendirmeler yapması üzere avantajlara sahip. Bu sayede dernek yöneticilerinin prosedürlere ait yanılgı yapmalarının da önüne geçiliyor. Dernekler internetten uygulamayı temin edip kendi genel konseylerini yapabilir durumdalar.”
Uğur Coşkun, gelecek periyotta şirket genel şuralarına yönelik emsal muhtaçlıkları da karşılamayı amaçladıklarını kaydetti.
